Que signifie le terme « renseignements personnels »?
En vertu de la LAIPVP, de la LAIMPVP et de la LSEJF, « renseignements personnels » s’entend de renseignements consignés ayant trait à un particulier qui peut être identifié. Il peut s’agir de votre nom, de votre adresse, de votre sexe, de votre âge, de votre scolarité, de vos antécédents médicaux ou personnels ou de tout autre renseignement qui vous concerne.
Les institutions des pouvoirs publics, les sociétés d’aide à l’enfance et d’autres fournisseurs de services à l’enfance et à la famille recueillent des renseignements personnels en vue de fournir des services au public. Par exemple, vous donnez des renseignements personnels à une institution des pouvoirs publics lorsque vous remplissez une demande afin de participer à un programme ou de recevoir un service, par exemple, un permis de conduire ou de construire.
Comment puis-je savoir quels documents possèdent les institutions du gouvernement provincial et des administrations municipales?
Le répertoire des documents des institutions du gouvernement provincial décrit le genre de renseignements personnels que détient chacune de ces institutions. Pour leur part, les institutions municipales ont leurs propres répertoires qui devraient être accessibles, notamment, à l’hôtel de ville, au service de police et dans les conseils scolaires.
Vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels qui vous concernent et que détiennent les institutions du gouvernement provincial et des administrations municipales en présentant une demande d’accès à l’information.
Comment puis-je accéder aux renseignements personnels qui me concernent et que possède un fournisseur de services à l’enfance et à la famille?
En vertu de la partie X de la LSEJF, il suffit de dire à la société d’aide à l’enfance ou à l’autre fournisseur de services à l’enfance et à la famille que vous souhaitez consulter les renseignements personnels dans votre dossier et en recevoir une copie. Les personnes de tout âge peuvent accéder gratuitement aux renseignements personnels dans leur dossier. Dans la plupart des cas, le fournisseur doit vous répondre dans un délai de 30 jours.
Y a-t-il d’autres frais en plus des droits de demande?
Oui. Le temps consacré à la recherche manuelle de documents contenant des renseignements personnels qui vous concernent ou à la préparation de documents en vue de leur divulgation est gratuit, mais vous pourriez devoir acquitter certains frais, notamment pour les photocopies, aux termes de la LAIPVP ou de la LAIMPVP.
En vertu de la partie X de la LSEJF, vous pouvez demander sans frais une copie des renseignements personnels qui vous concernent ou leur rectification.
Que faire si l’accès aux renseignements est refusé?
Si une institution publique refuse de vous accorder l’accès à des renseignements que vous avez demandés en vertu de la LAIPVP ou de la LAIMPVP, elle doit vous en donner les raisons par écrit et vous informer de votre droit d’interjeter appel de sa décision devant notre bureau.
Si une société d’aide à l’enfance ou un autre fournisseur de services à l’enfance et à la famille vous refuse l’accès aux renseignements personnels dans votre dossier en vertu de la partie X de la LSEJF, il doit vous remettre un avis écrit de sa décision et vous informer de votre droit de porter plainte à notre bureau.
