En juin 2016, j’ai eu l’honneur de déposer à l’Assemblée législative de l’Ontario le rapport annuel 2015 du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario (le CIPVP), lequel comprend toute une série de statistiques. Comme par les années passées, ce rapport contient des tableaux qui montrent la mesure dans laquelle les institutions provinciales et municipales respectent le délai de réponse prévu dans la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée et la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (statistiques sur le respect du délai de réponse). Ces tableaux indiquent, pour chaque institution, le nombre et le pourcentage de demandes d’accès réglées dans le délai de 30 jours exigé par les lois en question, les demandes réglées dans un délai plus long mais acceptable et celles qui ont été réglées dans un délai trop long. Les institutions déclarent ces statistiques annuellement au CIPVP, par l’entremise d’un portail Web spécialisé, et le CIPVP se fie à ces statistiques pour compiler les tableaux présentés dans le rapport annuel.
Après la publication du rapport annuel 2015 du CIPVP, un représentant du ministère de l’Environnement et de l’Action en matière de changement climatique m’a informé de problèmes concernant l’exactitude des statistiques sur le respect du délai de réponse présentées à mon bureau par ce ministère.
En juin 2016, la haute direction de ce ministère s’est aperçu d’une pratique que le Bureau des services ministériels et de l’accès à l’information du ministère utilisait pour changer les dates saisies dans le système de suivi des demandes. Cette pratique avait pour effet de fausser les statistiques sur le respect du délai de réponse du ministère déclarées au CIPVP. En guise de réponse, le sous-ministre du ministère, Paul Evans, a demandé à la Division de la vérification interne de l’Ontario du Secrétariat du Conseil du Trésor de procéder à une vérification des pratiques et des procédures du Bureau de l’accès à l’information du ministère.
Le 9 décembre 2016, j’ai reçu le rapport de vérification intégral ainsi qu’un résumé des statistiques révisées sur le respect du délai de réponse aux demandes d’accès à l’information pour les années 2010 à 2015.
Les vérificateurs ont conclu que les dates saisies dans le système de suivi des demandes du ministère étaient systématiquement modifiées par le personnel du Bureau de l’accès à l’information afin de montrer des demandes réglées dans le délai de réponse de 30 jours exigé par la loi. En d’autres termes, les dates étaient modifiées pour améliorer les statistiques sur le respect du délai de réponse du ministère.
Le droit du public d’accéder à des renseignements que détiennent les pouvoirs publics est un élément important de la démocratie, et il témoigne de l’ouverture et de la transparence du gouvernement. À ce titre, les lois provinciale et municipale sur l’accès à l’information confèrent d’importantes obligations au personnel responsable de l’accès à l’information. Les Ontariennes et Ontariens s’attendent à ce que ces fonctions soient remplies de façon ouverte et éthique, et méritent de savoir qu’elles le sont. La falsification de statistiques est grave et peut miner la confiance des Ontariennes et des Ontariens qui devraient pouvoir se fier à l’exactitude de ces statistiques.
Le ministère a remis à mon bureau des statistiques révisées sur le respect du délai de réponse de 30 jours pour les années 2010 à 2015. Les statistiques révisées sont fondées sur des estimations et non sur un examen de chaque dossier. À la suite de l’examen du système électronique de suivi des demandes, les vérificateurs sont arrivés à une estimation éclairée du volume de changements faits aux statistiques.
Bien que je demeure très préoccupé par les circonstances décrites plus haut, je suis convaincu que ce problème a été réglé rapidement et judicieusement et que des mesures sont prises pour assurer l’exactitude des statistiques des ministères sur le respect du délai de réponse à l’avenir. Je suis heureux aussi d’apprendre que le gouvernement a l’intention, à ma demande, de mener des vérifications dans cinq autres ministères pour déterminer si les problèmes cernés au ministère de l’Environnement et de l’Action en matière de changement climatique sont plus répandus. Mon bureau continuera de collaborer avec ce ministère et l’ensemble de la fonction publique de l’Ontario pour leur offrir les conseils et le soutien dont ils ont besoin pour s’assurer de respecter les lois sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée.
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