Répercussions de la COVID-19

Quand le CIPVP rouvrira-t-il ses portes?

Nous avons pour priorité d’assurer la sécurité du public et de tous les membres du personnel du CIPVP pendant la pandémie de COVID-19.

Bien que notre bureau soit fermé jusqu’à nouvel ordre, les employés du CIPVP travaillent virtuellement à domicile. La date à laquelle notre bureau rouvrira dépendra de l’évolution de la situation, de l’étape du déconfinement de l’Ontario, de la situation du secteur public élargi en Ontario, des directives et des règlements municipaux en vigueur dans la région de Toronto ainsi que des conseils de santé publique du médecin-hygiéniste en chef de l’Ontario.

Dès que possible, nous ferons tout en notre pouvoir pour assurer le retour du personnel à notre bureau et la reprise de nos activités normales.

Quels sont les services que le CIPVP fournira pendant cette période?

La plupart de nos services de tribunal administratif habituels ne sont pas offerts, mais nous nous employons à traiter les nouveaux appels et nous continuons de fournir des services au public, aux organisations du secteur public et aux secteurs de la santé et des services à l’enfance et à la famille. Les membres du public qui ont interjeté appel auprès de notre bureau doivent s’attendre à des retards.

Nous demeurons à la disposition des organisations du secteur public pour des consultations et discussions concernant l’accès à l’information et la protection de la vie privée.

Pendant cette période, les institutions seront-elles tenues de répondre aux demandes d’accès à l’information ou de rectification de renseignements?

On s’attend toujours à ce que les lois ontariennes sur l’accès à l’information soient respectées, et les institutions doivent continuer de traiter les demandes d’accès à l’information. Cependant, si vous avez présenté une demande d’accès à des documents généraux ou à des renseignements personnels à une organisation du secteur public, vous devez vous attendre à des retards. En raison de la pandémie de COVID-19, un grand nombre de fonctionnaires travaillent à distance, et il pourrait leur être impossible de localiser aussi rapidement que d’habitude les documents demandés.

Comme nous sommes dans une situation exceptionnelle, nous sommes conscients du fait que de nombreuses organisations ne seront pas en mesure de respecter le délai de réponse de 30 jours. Nous en tiendrons compte au moment de traiter les appels concernant les avis réputés donnés du refus.

Les délais prévus par la loi pour le dépôt d’une plainte ou d’un appel auprès du CIPVP sont-ils toujours en vigueur?

Soulignons que le décret que le gouvernement de l’Ontario a pris le 16 mars 2020 aux termes de la Loi sur la protection civile et la gestion des situations d’urgence et qui a suspendu les délais prévus par la loi expire le 14 septembre. Ainsi, dès le 14 septembre 2020, les délais associés au dépôt d’une plainte ou d’un appel auprès du CIPVP qui sont prévus dans les lois sur l’accès à l’information, la loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé et la loi sur les services à l’enfance et à la famille de l’Ontario s’appliqueront à nouveau.

Comment doit-on traiter les demandes et les appels qui ont trait à des documents de tiers?

Normalement, le CIPVP informe l’institution concernée lorsqu’un tiers interjette appel, afin que les documents qui le concernent ne soient pas divulgués à l’auteur de la demande avant que la question de la divulgation ne soit réglée ou tranchée.

Cependant, comme notre bureau est fermé, et étant donné les retards dans la réception et le traitement du courrier, une institution assujettie à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée ou à la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée ne doit pas supposer qu’un tiers n’a pas interjeté appel. Avant de divulguer des documents de tiers, l’institution devrait envisager de faire ce qui suit :

• Communiquer avec notre bureau pour déterminer si un tiers a interjeté appel. Actuellement, il n’y a pas de personnel au bureau tous les jours; veuillez donc noter que nous pourrions avoir besoin de jusqu’à 10 jours pour confirmer la réception d’un appel de tiers.
• Communiquer avec le tiers pour confirmer qu’aucun appel n’a été déposé auprès du CIPVP. Si le tiers confirme qu’effectivement, il n’a pas interjeté appel, vous n’aurez pas à communiquer avec le CIPVP ni à attendre pour divulguer les documents.

Si vous avez besoin d’autres éclaircissements, veuillez communiquer avec notre bureau.

Que dois-je faire si on porte atteinte à ma vie privée? Le CIPVP acceptera-t-il les plaintes?

Quiconque souhaite porter plainte au CIPVP devrait le faire au moyen de nos formules de plainte en ligne. Nous recevons les plaintes et nous mettrons tout en œuvre pour nous occuper rapidement des affaires les plus urgentes. Nous vous remercions de votre patience en cette période difficile.

Puis-je toujours consulter le CIPVP ou lui adresser des questions sur des aspects concernant l’accès à l’information et la protection de la vie privée dans mon organisation?

Nous ne fonctionnons pas aussi rapidement que d’habitude, mais nous demeurons à la disposition des organisations du secteur public, des dépositaires de renseignements sur la santé et des fournisseurs de services à l’enfance et à la famille pour des consultations et discussions concernant l’accès à l’information et la protection de la vie privée.

Vous pouvez nous joindre par téléphone au 416 326-3333 ou, sans frais, au 1 800 387-0073, et laisser un message avec vos coordonnées. Nous vous rappellerons dans les plus brefs délais.

Vous pouvez également nous joindre par courriel à [email protected].

Comment pourrai-je me conformer à l’obligation de signaler les atteintes à la vie privée au CIPVP?

Les institutions, dépositaires de renseignements sur la santé et fournisseurs de services à l’enfance et à la famille doivent continuer de signaler les atteintes à la vie privée survenues dans leur organisation au moyen de la formule en ligne de déclaration d’atteinte à la vie privée. Étant donné les risques pour la vie privée qui pourraient être en cause, nous mettrons tout en œuvre pour accorder la priorité aux affaires urgentes et les traiter rapidement.

Comment puis-je joindre un membre du personnel du CIPVP pendant la fermeture?

Si vous connaissez le nom de la personne que vous souhaitez joindre, vous pouvez communiquer avec elle directement à son adresse de courriel. Les employés du CIPVP peuvent recevoir des courriels professionnels de façon sécurisée à domicile.

Sinon, vous pouvez nous joindre par téléphone au 416 326-3333 ou, sans frais, au 1 800 387‑0073, et laisser un message avec vos coordonnées. Nous vous rappellerons dans les plus brefs délais.

Comment puis-je envoyer de la correspondance ou des documents au CIPVP?

Notre bureau est fermé, mais nous nous employons à traiter et à numériser le courrier afin de pouvoir continuer de fournir des services au public, aux organisations du secteur public et aux secteurs de la santé et des services à l’enfance et à la famille de façon sécurisée à domicile. Si vous voulez nous envoyer quelque chose d’urgent par la poste, vous pouvez nous écrire à [email protected] pour nous informer à l’avance de son arrivée et demander un accusé de réception.

Les particuliers et les organisations peuvent aussi nous faire parvenir de la correspondance et des documents importants par Purolator, en exigeant ou non une signature.

Comment puis-je communiquer avec le CIPVP pendant la fermeture?

Si vous connaissez le nom de la personne que vous souhaitez joindre, vous pouvez communiquer avec elle directement à son adresse de courriel. Les employés du CIPVP peuvent recevoir des courriels professionnels de façon sécurisée à domicile.

Sinon, vous pouvez nous joindre par téléphone au 416 326-3333 ou, sans frais, au 1 800 387‑0073, et laisser un message avec vos coordonnées. Nous vous rappellerons dans les plus brefs délais.

Les organismes de santé publique, les organismes gouvernementaux et d’autres établissements, comme les foyers de soins de longue durée, peuvent-ils divulguer des renseignements sur le nombre de personnes atteintes de la COVID-19 et décédées en raison de cette maladie? Les règles de protection de la vie privée interdisent-elles la publication de renseignements de ce genre?

Les règles de protection de la vie privée n’empêchent pas la divulgation de données sur les infections et décès attribuables à la COVID-19 en Ontario.

Les bureaux de santé publique, les établissements de soins de longue durée, les hôpitaux et d’autres organismes peuvent publier des renseignements non identificatoires, particulièrement lorsque ces renseignements ont trait à l’incidence de la maladie, au nombre de décès ou à d’autres aspects qui peuvent contribuer à freiner la propagation du virus et à assurer la sécurité du public. Il s’agit là de renseignements vitaux qui doivent être communiqués au public dans les plus brefs délais.

Les renseignements non identificatoires peuvent comprendre le nombre de particuliers touchés, des données démographiques comme l’âge approximatif et le sexe, ainsi que l’emplacement des particuliers atteints ou décédés, notamment les établissements de soins de longue durée ou les lieux de travail, surtout dans les situations où de nombreuses personnes auraient pu se trouver sur les lieux. Cependant, les organismes de santé publique et les gouvernements doivent communiquer uniquement les renseignements nécessaires à des fins de santé publique. Ils n’ont pas à identifier les particuliers concernés.

Si des gens ont été exposés au virus, il faut le leur dire afin qu’ils puissent s’isoler ou prendre d’autres mesures pour se protéger, eux et leur famille, et pour évaluer les mesures de santé publique. En ce qui concerne la santé publique, les règles de protection de la vie privée ne font pas obstacle à la communication de renseignements essentiels au bien-être du public.