S1-Épisode 3 : Démystifier le processus d’accès à l’information.

21 septembre 2022

L’accès aux informations gouvernementales est essentiel à une démocratie saine. Il permet de mieux comprendre le processus décisionnel du gouvernement. Il favorise la responsabilité et la transparence. Il favorise l’engagement civique. C’est votre droit ! Mais si vous n’avez jamais déposé de demande d’accès à l’information (FOI) auparavant, le processus peut sembler un peu intimidant. Dans cet épisode du balado L’Info, ça compte nous dissipons une partie du mystère. La commissaire Kosseim s’entretient avec Gillian Shaw, directrice de l’arbitrage au CIPVP, qui explique les étapes à suivre pour faire une demande d’accès à l’information et faire appel (si nécessaire) pour obtenir les documents auxquels vous avez droit.

 

Patricia Kosseim :

Bonjour, Je suis Patricia Kosseim, commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario, et vous écoutez L’info, ça compte, un balado sur la protection de la vie privée et l’accès à l’information. Nous engageons des conversations avec des personnes de tous horizons et écoutons des anecdotes concrètes sur les questions d’accès et de protection de la vie privée qui les intéressent le plus.

Bienvenue dans un nouvel épisode de L’info, ça compte. Je suis heureuse que vous puissiez vous joindre à nous aujourd’hui.

Notre sujet est l’accès à l’information. L’information aide les citoyens à mieux comprendre le processus décisionnel du gouvernement et les types de politiques et de questions qui les intéressent. Elle contribue à garantir la transparence du gouvernement et oblige les institutions publiques à rendre compte de leurs actions. Bon nombre des nouvelles de dernière minute dont nous prenons connaissance presque tous les jours commencent par des faits que des journalistes d’investigation ont pu obtenir grâce à des demandes d’accès à l’information. Les chercheurs utilisent les renseignements publics pour mener des études et faire progresser les connaissances sur des questions importantes. Et en tant que contribuables, nous voulons toutes et tous savoir ce qui est dépensé à partir des fonds publics, combien et sur quoi. En tant que citoyens inquiets, il se peut que nous voulions interroger notre municipalité sur les risques environnementaux et les problèmes de zonage, tandis que les entreprises commerciales souhaitent obtenir des renseignements sur les processus de passation de marchés publics ou de contrats afin de garantir l’équité vis-à-vis de leurs concurrents. Aujourd’hui encore, alors que nous poursuivons la lutte contre la COVID-19, les gens cherchent déjà à obtenir des renseignements sur la manière dont le gouvernement gère la réponse à la pandémie.

Dans cet épisode, nous allons explorer le droit des personnes à accéder aux renseignements détenus par le gouvernement, la manière dont elles s’y prennent pour les obtenir, et le rôle que joue mon bureau pour faire respecter le droit du public à l’information.

Mon invitée du jour est Gillian Shaw. Elle est notre directrice de l’arbitrage au CIPVP. Gillian est avocate de formation et a commencé sa carrière dans un cabinet privé, puis a occupé pendant plus de 10 ans le poste d’avocate du Tribunal d’appel de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail. Elle a rejoint le CIPVP en tant qu’arbitre en 2014, et elle dirige maintenant notre équipe d’arbitres qui se consacrent à l’audition et à la décision des appels en vertu des lois provinciales et municipales de l’Ontario sur la protection de la vie privée et l’accès à l’information. Elle a une connaissance et une expérience très approfondies dans ce domaine, et je vais lui demander de décrire les tenants et aboutissants de l’accès à l’information.

Gillian, bienvenue dans l’émission.

Gillian Shaw :

Merci beaucoup. Heureuse d’être ici.

PK :

Commençons par le commencement. Beaucoup de gens ne savent pas quel type de renseignements les institutions gouvernementales détiennent et ce qu’ils ont le droit de demander. Pouvez-vous expliquer un peu le type de renseignements auxquels ils ont droit?

GS :

Pour commencer, dans les grandes lignes, les gens peuvent demander l’accès à à peu près tout ce qui figure dans les archives d’un gouvernement. Il n’y a pas de liste en tant que telle, dans l’un ou l’autre des textes de loi que vous avez mentionnés. Il s’agit d’un droit d’accès général très large à toute information contenue dans les archives d’une institution. Et par institution, j’entends un organisme provincial ou un organisme municipal qui est couvert par l’une de ces lois. Ainsi, au niveau provincial, il s’agirait de ministères, d’hôpitaux, d’universités, ce genre de choses. Au niveau municipal, nous parlons bien sûr de l’administration municipale ainsi que des commissions des transports et des conseils municipaux. Il s’agit donc d’un droit d’accès très large.

Cela dit, bien qu’il n’y ait pas de liste à proprement parler dans la législation, il existe quelques répertoires sur les sites Web du gouvernement. Il existe un répertoire des institutions et un répertoire des documents disponibles auprès de ces institutions à ontario.ca. C’est le site Web du gouvernement de l’Ontario. On y trouve des listes. Et certains ministères ont également sur leur propre site Web leur propre répertoire de documents. Ces éléments sont donc disponibles.

Les gens n’ont pas besoin de justifier pourquoi ils demandent l’accès à des documents, mais vous avez cité dans votre introduction certains exemples de raisons pour lesquelles les gens demanderaient l’accès. Ainsi, les chercheurs qui recherchent des renseignements à intégrer dans leurs études, les organisations ou autres entreprises qui souhaitent avoir accès à des renseignements sur les décisions d’achat du gouvernement, par exemple, les journalistes qui recherchent des renseignements pour rédiger des articles, tout cela est assez courant. Ou simplement des personnes ordinaires qui cherchent des renseignements sur la façon dont leur administration municipale traite les questions environnementales ou les dépenses publiques, par exemple, ou encore des personnes qui demandent des renseignements personnels détenus par le gouvernement. Citons par exemple les personnes qui demandent à un service de police local les renseignements qu’il détient à leur sujet.

PK :

Alors, Gillian, avoir affaire à un grand gouvernement peut sembler un peu intimidant pour certaines personnes. Dites-nous, décomposez-le pour nous et dites-nous à quel point cette procédure est difficile.

GS :

En fait, ce n’est pas difficile du tout. C’est assez simple. Pour commencer, il suffit de se rendre sur le site du CIPVP ou sur celui de l’institution à laquelle on souhaite adresser sa demande d’accès, de trouver le formulaire de demande d’accès, de le remplir et de le soumettre à l’institution. Et c’est vraiment aussi simple que ça. Les institutions sont censées répondre à ces demandes, de sorte que les personnes ne doivent jamais avoir l’impression d’être un fauteur de troubles ou une nuisance, lorsqu’elles envoient ces demandes. C’est la loi; les institutions ont l’habitude de recevoir ces demandes et la loi les oblige à aider les demandeurs. Si les demandeurs ne savent pas comment formuler leur demande ou ont besoin d’aide pour la formuler correctement, les institutions ont l’obligation de les aider.

PK :

Donc, les institutions ont le devoir d’aider, et les gens ont, au fond, le droit de demander; c’est ça l’essentiel?

GS :

Absolument.

PK :

Néanmoins, toutes les demandes d’accès à l’information ne sont pas absolues ou votre droit d’accès à l’information n’est pas absolu. Pouvez-vous expliquer à nos auditrices et auditeurs quelles sont les limites d’une demande d’accès à l’information? Quels sont les renseignements, par exemple, auxquels on ne pourrait pas avoir accès?

GS :

Bien sûr. Il y a quelques exemples. Comme je l’ai dit, il s’agit essentiellement d’un droit général d’accès à l’information gouvernementale, mais cela étant dit, il y a quelques éléments qui sont tout simplement exclus de la législation et que les gens ne peuvent pas s’attendre à recevoir en vertu de la législation sur l’accès à l’information. Citons par exemple les renseignements relatifs à une poursuite judiciaire en cours ou des renseignements relatifs à des questions d’emploi auxquelles l’institution s’intéresse. En clair, si j’écris à une institution pour lui demander le dossier des ressources humaines d’une personne qui y travaille, cette information sera totalement exclue de la législation.

Mais en plus de cela, il y a aussi quelques autres exceptions. On les appelle des exemptions dans le cadre des lois sur l’accès à l’information. Celles-ci disent essentiellement qu’il y a quelques exceptions à ce que les gens peuvent s’attendre à recevoir. Certaines des exemptions les plus couramment utilisées par les institutions sont les renseignements personnels d’un autre individu, que les institutions peuvent choisir de ne pas divulguer. Autre exemple : celui des renseignements commerciaux d’un tiers qui sont détenus par l’institution ou dont la divulgation pourrait causer un préjudice à ce tiers, par exemple un préjudice commercial.

PK :

C’est très utile. Cela donne à nos auditrices et auditeurs une bonne idée de ce que l’on peut, ou pas, demander. Pouvez-vous nous parler un peu de la façon de faire? Comment les particuliers peuvent-ils soumettre des demandes d’accès à l’information?

GS :

Il suffit de récupérer le formulaire, de le remplir et de le soumettre. Les institutions ont l’obligation de traiter ce type de demandes. Vous les soumettez et vous payez les frais de demande, puis l’institution doit répondre à votre demande en prenant une décision.

PK :

Vous venez de mentionner des coûts, Gillian. Combien cela coûte-t-il exactement?

GS :

La réponse courte est que cela dépend, mais laissez-moi développer. Vous avez donc rempli votre formulaire et, tout d’abord, vous devez verser des frais de demande de 5 $ à l’institution, en même temps que votre formulaire de demande. L’institution dispose ensuite de 30 jours pour répondre, à moins qu’elle ne prolonge son propre délai; j’y reviendrai dans un instant. Mais elle peut facturer des frais supérieurs à ces 5 $.

Une fois que l’institution a examiné le type de renseignements dont elle dispose en rapport avec votre demande, elle peut vous demander de payer des frais. Le montant des frais est fixé dans la législation. Les institutions sont en fait tenues de facturer des frais. Ils sont énoncés dans la législation et dans le règlement. Il ne s’agit pas d’un mécanisme de recouvrement intégral des coûts, mais il existe des frais fixes que l’institution peut facturer pour le temps qu’elle consacre à la recherche de documents et pour les efforts et les dépenses nécessaires pour rassembler ces documents et les divulguer à la personne. Mais l’institution est tenue de donner une estimation des frais à la personne qui fait la demande d’accès. Ainsi, la personne sait à quoi s’attendre et peut décider si elle doit donner suite à sa demande.

PK :

Le coût est donc un facteur à prendre en considération, et comme nous le savons, le temps l’est aussi. Pour que notre demande d’accès à l’information soit la plus rapide possible, ou pour qu’elle soit traitée le plus rapidement possible, avez-vous des recommandations à faire aux auditrices et auditeurs sur les ingrédients d’une bonne demande d’accès? Que recommandez-vous aux gens de faire pour que leur demande soit traitée plus rapidement?

GS :

Bien sûr, avec plaisir. Cela nous ramène à mon point précédent sur les prolongations de délai. Si une institution est confrontée à une demande très, très large de toutes sortes de renseignements provenant d’un million de ministères et de particuliers différents, cela va prendre un certain temps et l’institution pourrait dire : « Cela va nous prendre plus de 30 jours et nous demandons une prolongation de délai pour le faire. » Pour éviter que cela ne se produise et pour éviter que des frais importants ne vous soient imposés en tant que demandeur, il est préférable de limiter autant que possible votre demande, de préciser ce que vous recherchez. Vous pouvez avoir une très bonne idée de ce que vous voulez et de l’endroit où vous pouvez espérer trouver cette information dans les archives de l’institution.

C’est quelque chose que je recommande vivement. Soyez aussi précis(e) que possible et dites à l’institution où elle pourrait trouver ce document particulier si vous en avez une bonne idée vous-même. Il ne faut pas oublier que la personne de l’institution qui reçoit cette demande est le coordonnateur ou la coordonnatrice de l’accès à l’information. Et il ou elle ne sait pas nécessairement d’emblée, à la simple lecture de votre demande, ce que vous recherchez exactement. Mais si vous lui parlez du ministère, il ou elle pourra dire « Oh oui. Eh bien, nous allons vérifier avec eux et voir ce qu’ils ont. »

PK :

En d’autres termes, essayez d’être aussi précis(e) que possible.

GS :

Absolument.

PK :

Ils ont fait tous ces efforts, ils ont présenté leurs demandes précises, ils ont payé leurs frais, ils attendent une réponse et voilà qu’ils obtiennent un refus, l’institution refusant la demande d’accès à l’information. Parlez-nous un peu de cela. Cela doit être décevant pour les gens à ce stade. Dites-nous ce qu’ils peuvent faire lorsqu’ils n’obtiennent pas les documents qu’ils recherchent.

GS :

Bien sûr. L’une des autres obligations prévues par la législation est que l’institution explique les raisons de son refus, et donc transmette une décision écrite. Il s’agit simplement d’une lettre. C’est ce qu’on appelle un avis, mais il s’agit d’une décision prise à l’égard du demandeur et qui explique sa décision. L’institution pourrait se fonder sur l’une des exemptions dont j’ai parlé et refuser l’accès sur cette base. Dans ce cas, la personne peut faire appel auprès du CIPVP et demander à notre bureau d’examiner si la décision de l’institution était la bonne ou non.

PK :

Une fois qu’ils ont communiqué avec notre bureau et qu’ils ont décidé de faire appel de la décision de l’institution, pouvez-vous nous en dire un peu plus sur la suite de la procédure en termes de délais et de frais? Tout ce que vous pouvez dire aux auditrices et auditeurs sur cette procédure et contribuer à le démystifier serait formidable.

GS :

La première chose à savoir est que la personne a 30 jours pour faire appel auprès de notre bureau. C’est donc une chose importante à garder à l’esprit. Une fois que vous avez reçu une décision d’une institution, si vous n’en êtes pas satisfait(e), il est certain que vous voudrez faire appel assez rapidement auprès du CIPVP. Il y a des frais d’appel de 25 $ si votre demande concernait simplement des renseignements généraux, mais ces frais sont de 10 $ si votre demande concernait vos renseignements personnels. Il y a donc ces frais d’appel. Ensuite, notre bureau examinera l’appel et le traitera.

Je dois dire d’emblée que, dans certains cas, nous ne pouvons pas accepter un appel, par exemple si les frais d’appel sont manquants, ou si quelqu’un essaie de faire appel de quelque chose qui n’est pas du tout de notre ressort. Disons donc qu’une personne a écrit à une organisation, par exemple une association caritative, pour demander des renseignements, qu’elle ne les a pas obtenus et qu’elle essaie de faire appel auprès de nous. Dans ce cas, notre personnel d’admission dirait : « Je suis désolé, mais ce n’est pas une question qui relève de notre compétence », et l’appel ne serait donc pas accepté. Mais en supposant que l’appel est accepté, qu’il s’agit d’un appel en bonne et due forme, que les frais ont été versés, et qu’il s’agit d’une décision d’une institution sur laquelle nous avons compétence, alors l’appel suit notre procédure et il y a différentes étapes que nous suivrons pour traiter l’appel.

PK :

Pouvez-vous nous parler, ou parler à nos auditrices et auditeurs, des étapes de la procédure? Je sais qu’il y en a plusieurs, et il serait vraiment utile que vous puissiez les détailler un peu pour nous.

GS :

Absolument. Chaque appel est différent et tous les appels ne passent pas par toutes ces étapes. Dans les grandes lignes, il y a trois étapes. Il y a l’admission, la médiation et l’arbitrage.

Au stade de l’admission, le personnel du CIPVP ne fait que jeter un coup d’œil à l’appel. L’une des premières choses qu’il examinera est de savoir s’il s’agit d’une question qui peut être résolue assez rapidement. Et c’est le cas de certains appels. Par exemple, lorsqu’une institution a prolongé son propre délai de réponse à une demande d’accès et que le demandeur n’aime pas cela et fait appel auprès de notre bureau, le personnel d’admission peut parfois résoudre ce sujet assez rapidement.

Sinon, les appels vont souvent directement à la médiation. Le personnel d’admission se contente donc de traiter l’appel, de s’assurer qu’il dispose de tous les bons documents, puis de l’envoyer directement en médiation. À ce moment-là, une médiatrice ou un médiateur est assigné(e) à l’appel et il ou elle essaie de le régler. Je vais vous donner quelques exemples de ce qui peut se passer lors d’une médiation. Certaines personnes pensent que la médiation est une procédure dans laquelle tout le monde se retrouve dans une pièce et fait de la médiation. Au CIPVP, nous le faisons un peu différemment. Nos médiatrices et médiateurs font pour la plupart ce que l’on appelle une « médiation navette ». Cela implique de s’entretenir au téléphone avec l’institution et d’obtenir des renseignements sur les raisons de sa décision, puis de faire de même avec l’appelant(e), de déterminer quels sont ses intérêts et pourquoi il ou elle cherche à obtenir des renseignements, et d’essayer de trouver un terrain d’entente. Nos médiatrices et médiateurs ont un très bon taux de réussite. J’aborderai les statistiques un peu plus tard dans ce programme, je pense.

Mais c’est généralement ce que font les médiatrices et médiateurs : ils essaient de déterminer quels sont les intérêts de chacun(e) et tentent de régler l’affaire. Parfois, il faut aussi sortir des sentiers battus. Et l’on comprendra que ce que la personne veut vraiment est peut-être un peu différent de ce qu’elle a écrit. C’est l’étape de la médiation.

Si l’appel n’est pas réglé lors de la médiation, ou si toutes les questions ne sont pas réglées, l’appel passe alors à l’étape de l’arbitrage, c’est-à-dire qu’il est transmis à mon équipe d’arbitres. L’appel est confié à un ou une arbitre qui mène une enquête sur les questions faisant l’objet de l’appel et, à la fin de la procédure, rend une ordonnance.

Encore une fois, les gens se demandent souvent à quoi ressemble l’arbitrage. Est-ce comme aller au tribunal? Encore une fois, la plupart du temps, ce n’est pas le cas. Nous organisons parfois des audiences orales, mais la plupart du temps, il s’agit d’une procédure écrite. L’arbitre écrira à l’une des parties pour commencer, lui enverra un document appelé « avis d’enquête » qui expose les questions et les points sur lesquels il veut entendre la partie, et la partie écrira ses arguments. Nous les appelons des déclarations, mais ce n’est qu’une façon élégante de dire leurs arguments et leur position sur la raison pour laquelle, dans le cas de l’institution, ils ont pris la décision qu’ils ont prise. Puis, c’est au tour de l’appelant(e) d’expliquer pourquoi il ou elle pense que les renseignements ne sont pas exemptés en vertu de l’une de ces exemptions, par exemple.

Cela se poursuit donc jusqu’à ce que l’arbitre arrive à un point où il ou elle est convaincu(e) d’avoir suffisamment de renseignements, puis il ou elle rédige sa décision. Il ou elle décidera des questions en appel. L’institution a-t-elle eu raison de refuser l’accès à l’information ou faut-il lui ordonner de divulguer l’information?

PK :

C’est intéressant, parce que certaines personnes ne se rendent pas compte, lorsqu’elles font appel au Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée, que l’ordonnance ou la décision qu’elles obtiendront en fin de compte n’est pas réellement signée par la commissaire; elle est signée par l’un(e) des arbitres, c’est-à-dire vous et votre équipe. Pouvez-vous décrire un peu votre rôle et expliquer pourquoi, en fin de compte, c’est un ou une arbitre qui signera ces ordonnances?

GS :

Absolument. C’est une très bonne question, car si les gens prennent le temps de lire la loi, il est dit que c’est la commissaire qui prend une décision. Heureusement pour nous, nous disposons de pouvoirs de délégation, et la commissaire peut déléguer son pouvoir de décision à d’autres personnes du bureau. Chacun et chacune de nos arbitres est un décideur délégué. La commissaire signe un document de délégation. Et tous les arbitres de mon équipe sont des décideurs délégués. Ainsi, lorsqu’ils rendent une décision, c’est sous l’autorité de la loi et en vertu de cette délégation.

PK :

En fait, je me souviens que ma toute première action en tant que commissaire, le 1er juillet, lorsque j’ai commencé, a été de signer toutes ces délégations de pouvoir.

Rappelez-moi, combien d’arbitres y a-t-il dans votre équipe? Combien en ai-je signé?

GS :

Beaucoup. Au total, nous sommes environ 20. Alors oui, vous en avez signé beaucoup.

Je voulais juste revenir un instant sur ce qui se passe après que nous avons émis une ordonnance. Certaines de nos auditrices et certains de nos auditeurs se demandent peut-être ce qui se passe s’ils n’approuvent pas notre décision. Ce qu’ils et elles peuvent faire, c’est s’adresser au tribunal pour faire annuler notre décision. Mais ce n’est pas comme aller au tribunal à la télévision; c’est une audience très sèche. Le tribunal adopte une approche très détachée et se contente de vérifier si la décision du CIPVP était raisonnable. Le tribunal n’entrera pas dans le fond de l’affaire pour la trancher à nouveau. Il se contentera d’examiner les preuves présentées au décideur et de déterminer si ce dernier a pris une décision raisonnable. C’est quelque chose qui n’arrive pas très souvent, mais c’est une option pour la partie, si elle le souhaite.

PK :

Vous avez mentionné des statistiques, tout à l’heure. Je pense qu’il serait vraiment utile de passer en revue certaines d’entre elles et de donner aux auditrices et auditeurs une idée des proportions. Combien d’appels entrent dans la procédure, à quel stade, et combien vont aller jusqu’au bout, c’est-à-dire à la procédure judiciaire? Ce serait vraiment utile.

GS :

En 2019, plus de 60 000 demandes d’accès à l’information ont été déposées dans tout l’Ontario. Cette même année, nous n’avons reçu que 1 400 appels. C’est déjà une goutte d’eau dans l’océan. La grande majorité des demandes d’accès à l’information, comme nous les appelons, sont résolues entre le demandeur et l’institution et ne sont même pas vues par le CIPVP. Mais parmi les appels qui arrivent à notre bureau et qui suivent les procédures dont j’ai parlé, la plupart sont résolus avant d’atteindre le stade de l’arbitrage. Au total, 75 % d’entre eux sont résolus à l’admission ou à la médiation. Encore une fois, notre personnel fait un excellent travail pour parler aux parties et résoudre les problèmes avant qu’ils n’atteignent le stade de l’arbitrage.

Et puis, après qu’une ordonnance a été émise, la proportion d’affaires qui sont effectivement soumises à un examen judiciaire est très, très faible. En 2019, nous n’avons en fait eu qu’une seule audience au tribunal et cinq demandes d’examen judiciaire ont été clôturées ou entendues. Ainsi, une très, très faible proportion de nos décisions est effectivement portée devant les tribunaux.

PK :

Ainsi, 60 000 demandes et, en fin de compte, à peine une demi-douzaine qui parviendront au tribunal.

GS :

Exactement.

PK :

C’est très utile. J’ai été particulièrement impressionnée, à mon arrivée, d’apprendre combien de ces appels sont résolus, notamment à l’admission et lors de la médiation. Et vous avez raison. Il y a énormément de travail qui est fait dans le cadre de cette procédure pour essayer de trouver une solution, ou du moins, comme je l’ai appris à mon arrivée, pour réduire les problèmes. Ainsi, la médiation peut non seulement apporter la réponse finale, mais aussi conserver la possibilité de réduire les problèmes de sorte que, lorsque les affaires vont en arbitrage, elles sont au moins beaucoup plus restreintes à ce stade. Donc ça aide beaucoup aussi, n’est-ce pas?

GS :

Tout à fait. C’est un excellent point. Les médiatrices et médiateurs, encore une fois, font un travail fantastique. Même si l’affaire ne peut pas être complètement réglée, les médiatrices et médiateurs font un travail formidable pour trouver les questions clés qui doivent passer à l’arbitrage. Ainsi, un appel qui a commencé avec 10 questions peut être réglé sur une seule question, car tout le reste a été résolu, ce qui est vraiment formidable.

PK :

Oui. J’ai commencé l’épisode en disant combien le droit à l’information et le droit de déposer une demande d’accès à l’information sont d’une importance fondamentale, et c’est indéniable. Il s’agit d’un pilier fondamental de notre société démocratique, mais certaines demandes sont frivoles ou vexatoires par nature, ce qui est regrettable. Et en réalité, la loi reconnaît dans une certaine mesure que dans les rares cas où cela se produit, ces demandes peuvent être très difficiles à gérer. Je le sais, parce que j’entends parler de ces affaires vraiment difficiles.

Pouvez-vous nous parler des demandes frivoles et vexatoires? Quelles sont-elles et comment les traitez-vous et comment la législation les traite-t-elle en vertu des lois?

GS :

La loi comprend en fait une disposition, une section sur les demandes frivoles et vexatoires. Pour revenir un instant en arrière, vous avez tout à fait raison lorsque vous dites que la plupart du temps, lorsque les citoyens font des demandes d’accès à l’information, ils cherchent simplement à obtenir des renseignements. Ils font ces demandes de bonne foi et pour n’importe quelle raison, bien qu’ils ne soient pas obligés de se justifier, mais pour n’importe quelle raison ils veulent ces renseignements. Il y a parfois des gens qui en abusent. Ainsi, ils soumettront, par exemple, la même demande encore et encore, ou ils feront une centaine de demandes d’accès à l’information en une semaine, ou ils soumettront ce qui ressemble à une demande, mais qui correspond en fait à 100 demandes en une seule, et ils persisteront jusqu’au point où l’institution ne pourra plus suivre. Et dans la formulation de la législation, cela interfère en fait avec les opérations de l’institution.

À ce stade, l’institution peut refuser l’accès aux documents. Ce n’est pas parce qu’une exemption s’applique, mais parce que la demande est frivole ou vexatoire. L’institution peut simplement dire dans sa lettre de décision : « Il s’agit d’une demande vexatoire ». Si tel est le cas, la personne qui a demandé l’information peut faire appel de cette décision auprès de notre bureau. Nous le traiterons comme tout autre appel. Nous l’examinerons et prendrons une décision. S’il s’agissait d’une demande frivole ou vexatoire, nous confirmerons la décision de l’institution et nous imposerons des limites à ce que cette personne peut faire à l’avenir, à savoir si elle peut continuer à présenter des demandes d’accès et, le cas échéant, combien à la fois, combien sur une période donnée. Il en va de même pour les appels à notre bureau. Nous pourrions fixer des limites au nombre d’appels que la personne peut avoir déposés auprès de notre bureau à un moment donné.

La barre est haute, comme vous l’avez dit. Le droit d’accès est assez fondamental, et nous sommes donc peu enclins à interférer dans ce droit d’accès. Si le CIPVP dit « Non. Ce n’est pas frivole ou vexatoire », alors, nous ordonnerons à l’institution de prendre une autre décision en matière d’accès.

PK :

Malheureusement, il y a beaucoup de gens qui patientent et, bien sûr, nos ressources sont limitées. C’est un exercice d’équilibre difficile. Je peux certainement le reconnaître.

Je vous remercie pour tous ces éclairages. C’était une formidable discussion. Je suis heureuse que nous ayons eu la chance de vous inviter à cet épisode. Vous avez assurément contribué à clarifier certains des points les plus délicats de l’accès à l’information et de l’ensemble des processus pour nos auditrices et auditeurs. Donc, pour cela, je vous remercie beaucoup.

Pour celles et ceux d’entre vous qui souhaitent en savoir plus sur nos appels et sur d’autres sujets liés à l’accès à l’information, vous pouvez consulter notre site Web à l’adresse ipc.on.ca. Vous pouvez toujours communiquer avec notre bureau pour obtenir de l’aide et des renseignements généraux sur les lois ontariennes en matière d’accès à l’information et de protection de la vie privée.

Chères auditrices et chers auditeurs, nous sommes arrivés à la fin d’un autre épisode. À bientôt.

C’était Patricia Kosseim, commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario, et vous avez écouté L’info, ça compte. Si vous avez apprécié le balado, n’hésitez pas à formuler une évaluation ou un commentaire. Si vous souhaitez que nous abordions un sujet lié à l’accès à l’information ou à la protection de la vie privée dans un prochain épisode, n’hésitez pas à nous contacter. Envoyez-nous un gazouillis au CIPVP ou envoyez-nous un courriel à podcast@ipc.on.ca. Merci de nous avoir écoutées et rejoignez-nous pour d’autres conversations sur les personnes, la protection de la vie privée et l’accès à l’information. Si ça compte pour vous, ça compte pour moi.

Questions :

  • Commençons par le commencement. Beaucoup de gens ne savent pas quel type de renseignements les institutions gouvernementales détiennent et ce qu’ils ont le droit de demander. Pour nos auditrices et auditeurs qui ne connaissent pas vraiment leurs droits d’accès, pouvez-vous expliquer quel type de renseignements ils ont le droit d’obtenir? Existe-t-il une liste quelque part des documents auxquels ils ont droit?
    • Exemples de raisons pour lesquelles les gens déposent des demandes d’accès : les chercheurs, les organisations ou les entreprises qui souhaitent avoir accès à des renseignements sur les décisions d’achat du gouvernement, les journalistes qui travaillent sur des reportages, les personnes qui demandent des renseignements personnels et les citoyens ordinaires qui s’inquiètent de l’environnement ou d’autres problèmes dans leur communauté
    • La réponse devrait mentionner : les renseignements généraux par rapport aux renseignements privés, les types de documents (imprimés, films, documents électroniques [p. ex. courriels], plans, dessins, photographies, enregistrements sonores [p. ex. messagerie vocale], vidéos), mentionner le répertoire des documents, p. ex. les rapports, les contrats, les répertoires environnementaux, les documents d’achat, les renseignements budgétaires, les plans de gestion des urgences, les ensembles de données
    • Répertoire des institutions et répertoire des documents disponibles sur Ontario.ca – le site du gouvernement de l’Ontario

 

  • Ce processus est-il difficile?
    • C’est votre droit d’accéder à cette information. Vous n’êtes pas un fauteur de troubles si vous la demandez.
    • Les institutions ont le devoir de vous aider dans votre demande.

 

  • Vous avez le droit d’accéder à ces renseignements, mais ce n’est pas absolu – il y a des renseignements auxquels vous ne pouvez pas avoir accès. Pouvez-vous expliquer?
  • Renseignements personnels d’autres personnes
  • La réponse devrait mentionner les exemptions : les documents du Cabinet, certains documents judiciaires, les documents contenant certains renseignements relatifs à l’application de la loi, les documents qui pourraient nuire aux relations intergouvernementales, les renseignements personnels qui pourraient porter atteinte à la vie privée d’un individu, certains documents fournis à titre confidentiel par un tiers, la plupart des documents relatifs aux relations de travail
  • L’institution doit répondre à votre demande même si elle ne vous fournit pas les renseignements que vous avez demandés.

 

  • Nous avons maintenant une idée du type d’information que l’on veut et de ce à quoi l’on a droit. Pouvez-vous nous parler un peu de la manière de soumettre une demande d’accès à l’information? Y a-t-il certains types de demandes qui ont plus de chances d’être satisfaites? Y a-t-il des frais pour faire une demande d’accès?
    • La réponse devrait mentionner les étapes du dépôt d’une demande d’accès à l’information, le formulaire disponible sur le site Web du gouvernement ou sur notre site Web, les frais de demande, la liste des organisations, la liste des documents disponibles et de ceux qui ne sont pas disponibles sur le site Web du gouvernement de l’Ontario, l’exigence d’une réponse dans les 30 jours, les frais de traitement et les dispenses de frais 
  • Quels sont les ingrédients d’une bonne demande d’accès? Qu’est-ce qui facilite le traitement de votre demande par les institutions et vous permet d’obtenir une réponse plus rapide?
    • La réponse devrait mentionner le fait de s’assurer que la demande est aussi précise que possible, en indiquant où vous pensez que les documents se trouvent, etc. 
  • Et s’ils reçoivent une réponse refusant l’accès à l’information? Que peuvent-ils faire? Quelles sont les raisons pour lesquelles vous pourriez décider de faire appel d’une décision auprès de notre bureau?
  • Y a-t-il des frais pour faire appel d’une décision d’accès? Sera-t-il automatiquement accepté?
  • Y a-t-il un délai pour faire appel d’une décision d’accès?
  • Combien de temps dure généralement un appel?
  • Pouvez-vous m’expliquer la procédure d’appel du CIPVP?
    • Ce qui se passe au stade de l’admission
    • Ce qui se passe pendant la médiation (les deux parties se retrouvent-elles dans la même pièce?)
    • Ce qui se passe lors de l’arbitrage (la personne pourra-t-elle examiner les arguments que l’institution fait valoir dans l’appel? Les gens ont-ils besoin d’un avocat ou d’une avocate pour s’engager dans une procédure d’arbitrage?)
    • Les résultats possibles d’un appel s’il va jusqu’à l’arbitrage?
      • Émission d’une ordonnance
      • Examen judiciaire
    • Les gens ne réalisent peut-être pas que tout n’arrive pas directement au commissaire – les arbitres signent ces ordonnances. Pouvez-vous nous parler un peu de ce rôle?
      • Donner un exemple d’une ordonnance récente et expliquer comment la décision a été prise.
    • Pouvez-vous me donner une idée des proportions? Combien de décisions sont portées devant les tribunaux?
      • En 2019 :
        • Une audience au tribunal
        • Cinq examens judiciaires clôturés ou entendus
      • Pouvez-vous nous parler des demandes « frivoles et vexatoires »? Qu’est-ce que cela signifie et comment y faire face?
        • Pour la plupart, il s’agit de citoyens qui agissent raisonnablement pour exercer leurs droits.
        • Il arrive parfois que des personnes abusent de ce droit pour diverses raisons (en demandant les mêmes choses encore et encore ou en soumettant un tel volume de demandes que l’institution ne peut plus les traiter).
        • C’est un équilibre délicat – les gens ont le droit d’accéder à l’information, mais ceux qui abusent du système détournent les ressources au détriment des autres.
        • Avec les demandes frivoles et vexatoires, la barre est haute; elles ne sont pas prises à la légère/appliquées facilement.

Renseignements importants :

  • Au total, 60 394 demandes d’accès à l’information déposées dans tout l’Ontario en 2019.
  • Au total, 1 421 appels en matière d’accès reçus par le CIPVP (2019)
  • La plupart des appels (environ 75 %) sont résolus avant d’atteindre le stade de l’arbitrage.
  • En 2019 :
    • Au total, 28 % des appels résolus à l’admission
    • Au total, 47 % des appels résolus en médiation
    • Au total, 25 % des appels résolus à l’adjudication

Ressources du CIPVP :

Organigramme du processus d’appel
L’accès à l’information sous le régime des lois sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée de l’Ontario
(brochure)

Le processus d’appel et le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario (brochure – en anglais seulement)

Vous êtes concerné par une demande d’accès à l’information : ce que vous devez savoir (fiche d’information – en anglais seulement)

Votre entreprise est concernée par une demande d’accès à l’information : ce que vous devez savoir (fiche d’information – en anglais seulement)

Demandes frivoles et vexatoires (en anglais seulement)

Autres ressources :

Répertoire des institutions

Répertoire des documents

 

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