Processus de traitement des plaintes en vertu de la LPRPS

TYPES DE DOSSIERS TRAITÉS

Le CIPVP traite quatre types de dossiers aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS).

Plaintes relatives à l’accès et à la rectification

Nous recevons et réglons les plaintes de particuliers à qui on a refusé l’accès à leur dossier de renseignements personnels sur la santé ou la rectification de ce dossier.

Plaintes relatives à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation

Nous recevons et nous réglons les plaintes relatives à des infractions à la LPRPS, par exemple, la divulgation non autorisée de renseignements personnels sur la santé.

Atteintes à la vie privée signalées par un dépositaire

Nous menons des enquêtes sur les atteintes à la protection de la vie privée signalées par les dépositaires de renseignements sur la santé (les « dépositaires ») afin de les maîtriser, de prendre des mesures correctives et d’éviter qu’elles se reproduisent.

Dossiers ouverts par le CIPVP

Le CIPVP est investi du pouvoir d’entamer lui-même une enquête sur des infractions possibles à la LPRPS. Ainsi, il peut amorcer une enquête s’il prend connaissance d’une atteinte à la vie privée telle que la découverte de dossiers médicaux abandonnés, même s’il en est informé par une partie qui n’est pas concernée. De même, le CIPVP mène des enquêtes en cas d’infractions systémiques ou à grande échelle à la LPRPS lorsqu’il n’est pas pratique de traiter chaque plainte individuellement.

STADES DU PROCESSUS DE TRAITEMENT EN VERTU DE LA LPRPS

Le processus de traitement du CIPVP en vertu de la LPRPS comprend trois stades :

Prise en charge

Au stade de la prise en charge, le CIPVP :

• recueille et clarifie les faits préliminaires;
• examine le dossier pour s’assurer qu’il relève de sa compétence et déterminer si la plainte a des chances raisonnables d’être accueillie;
• tente de résoudre la plainte rapidement et de manière informelle;
• ferme le dossier, qu’il l’ait ouvert lui-même ou qu’il s’agisse d’une atteinte à la vie privée signalée par un dépositaire, s’il est satisfait des mesures prises en réponse à l’atteinte à la vie privée.

Après la prise en charge, le dossier passe au stade de l’enquête/médiation ou est clos. Si le dossier est clos, le CIPVP envoie une lettre aux parties pour leur expliquer sa décision. Cette lettre n’est pas publiée.

Dans certains cas, des dossiers urgents sont soit réglés au stade de la prise en charge soit renvoyés directement au stade de l’arbitrage.

Enquête/médiation

Lorsque le CIPVP reçoit une plainte, il nomme une médiatrice ou un médiateur pour faciliter la résolution des questions en litige. Si le CIPVP ouvre sa propre enquête ou reçoit un rapport d’atteinte à la vie privée de la part d’un dépositaire, une enquêteuse ou un enquêteur détermine si le CIPVP est satisfait des mesures prises en réponse à cette atteinte à la vie privée. Dans les deux cas, l’enquêteur/médiateur recueille les faits pertinents.

À la fin du stade de l’enquête/médiation, le dossier peut :

• être réglé d’un commun accord, les modalités du règlement étant confirmées auprès des parties dans une lettre que le CIPVP ne publie pas;
• être renvoyé à l’arbitrage, avec un rapport qui établit les faits et les questions en litige;
• fermé, s’il s’agit d’un dossier ouvert par le CIPVP ou d’un dossier sur une atteinte à la vie privée signalée par un dépositaire, dans la mesure où le CIPVP est satisfait des mesures prises par le dépositaire. Le CIPVP publie la décision, mais généralement sans le nom des parties concernées.

Arbitrage

À ce stade, le CIPVP tranche les questions en litige.

Au cours du stade de l’arbitrage :

• l’arbitre décide s’il existe des motifs raisonnables d’entamer un examen aux termes de la LPRPS. Dans la négative, il ferme le dossier et prépare une décision qui sera publiée par le CIPVP (mais généralement sans identifier les parties);

s’il existe des motifs raisonnables d’entamer un examen, l’arbitre publie un avis d’examen afin de solliciter des observations sur les faits et les questions en litige. Après avoir examiné ces observations et tout autre fait supplémentaire, l’arbitre décide de rendre ou non une ordonnance. Le CIPVP publie la décision de l’arbitre et, en règle générale, il identifie le dépositaire ainsi que toute autre personne qui était partie à l’examen, mais généralement il n’identifie pas les plaignants ni les autres particuliers concernés par les renseignements personnels sur la santé qui étaient en cause.

PROCESSUS DE TRAITEMENT EN VERTU DE LA LPRPS

[Types of Files]

TYPES DE DOSSIERS

Plainte relative à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation

Plainte relative à l’accès ou à la rectification

Atteinte à la vie privée signalée par un dépositaire

Dossier ouvert par le commissaire

[Intake]

PRISE EN CHARGE**

• Clarifier la plainte et les questions en litige
• Envisager d’exclure la plainte
• Chercher à conclure un règlement rapide de façon informelle

PRISE EN CHARGE

• Recueillir et clarifier les faits
• Envisager d’exclure le dossier
• Fermer le dossier si le CIPVP est satisfait et si aucun autre fait ni éclaircissement n’est nécessaire

[Stop sign]

Pas d’examen, dossier clos

[Investigation/Mediation]

ENQUÊTE/MÉDIATION

• Recueillir et clarifier les faits
• Envisager un règlement à l’amiable
• Préparer un rapport pour l’arbitre

ENQUÊTE

• Recueillir et clarifier les faits
• Fermer le dossier si le CIPVP est satisfait après enquête
• Préparer un rapport pour l’arbitre

[Adjudication]

ARBITRAGE

Pas d’examen, dossier clos

Déterminer s’il y a lieu de mener un examen

Pas d’ordonnance

Tenue d’un examen

Ordonnance rendue

* Le CIPVP peut modifier ce processus afin d’assurer le règlement juste, équitable et expéditif des litiges dont le commissaire ou ses délégués sont saisis. Les affaires urgentes peuvent être renvoyées en priorité au stade de l’arbitrage.

** En plus de la procédure générale décrite ci-dessus, les affaires qui doivent être traitées rapidement et qui portent sur des avis réputés du refus, le refus d’accorder l’accès et des demandes d’accès accéléré sont également traitées au stade de la prise en charge.

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