La nouvelle réalité du télétravail nous a frappés de plein fouet. Elle s’est installée entre un certain vendredi après-midi ordinaire, alors que nous étions à nos bureaux, entourés d’objets et de visages familiers, et le courriel du lundi matin nous ordonnant de rester à la maison pour protéger notre santé et notre sécurité.
Sans règles à suivre, beaucoup d’organismes ont dû se débrouiller pour fournir à leurs employés les ressources informationnelles dont ils avaient besoin pour demeurer productifs et poursuivre leurs activités à partir de leur domicile. Dans ce contexte, on s’entend que les questions d’accès à l’information et de protection de la vie privée n’étaient pas prioritaires.
Pourtant, ce qui n’était pas évident à ce moment-là devrait l’être maintenant : les lois de l’Ontario sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée continuent de s’appliquer, même quand on travaille à la maison.
Pour aider les organismes et leur personnel à comprendre cette « nouvelle normalité », le CIPVP a publié une nouvelle feuille-info sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée spécifiquement adaptée au télétravail. Cette feuille-info présente des stratégies et des pratiques exemplaires expliquant comment utiliser les nouveaux réseaux de communication virtuelle tout en continuant de protéger les renseignements personnels et de gérer les données de façon responsable.
Comme la situation actuelle semble vouloir se prolonger, il est essentiel que les organismes adaptent leurs politiques et leurs pratiques concernant l’accès à l’information, la protection de la vie privée et la sécurité, au besoin, pour que leurs employés continuent de se conformer aux lois et aux règlements pertinents lorsqu’ils travaillent à la maison. Il faut leur rappeler leurs responsabilités, à savoir :
- – suivre rigoureusement tous les protocoles régissant la sécurité des renseignements en contexte de télétravail;
- – rester particulièrement vigilants pour éviter les attaques d’hameçonnage;
- – signaler sans délai les atteintes à la sécurité des données;
- – bien conserver et cataloguer les documents pour qu’il soit facile de les trouver afin de répondre aux demandes d’accès à l’information.
À mesure que se poursuit le déconfinement de la province et que les conditions de télétravail continuent d’évoluer, poursuivons la conversation, de façon que les organismes et leurs employés sachent comment atténuer les risques en matière d’accès à l’information, de protection de la vie privée et de sécurité, même en situation de télétravail.
Si vous avez des questions sur les mesures à prendre pour réduire les risques du télétravail ou d’autres sujets touchant l’accès à l’information et la protection de la vie privée, n’hésitez pas à communiquer avec nous. Bien que nos bureaux soient fermés actuellement, nous sommes toujours disposés à vous aider… virtuellement bien sûr.
Patricia
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