L’automne dernier, lorsque la pandémie de COVID-19 a vidé les écoles et renvoyé les élèves à la maison, les conseils scolaires et les écoles ont dû s’adapter rapidement et s’assurer que les outils et systèmes de gestion de données en ligne qu’ils adoptaient protégeaient les renseignements personnels des élèves. Après une longue fermeture, les écoles de la province ont recommencé à accueillir les élèves, mais elles continueront de se servir de bon nombre de ces outils éducatifs en ligne.
La LAIMPVP, la loi ontarienne sur la protection de la vie privée s’appliquant au secteur municipal, oblige les écoles et les conseils scolaires à s’assurer que les outils et systèmes de gestion de données en ligne protègent adéquatement les renseignements personnels des élèves. Or, il arrive de temps à autre que des parents et tuteurs inquiets s’adressent à mon bureau, ne sachant si les mesures de protection de la vie privée et de sécurité mises en place à l’école sont adéquates.
Pour aider les écoles à naviguer sur ce terrain délicat et à favoriser la conformité à la loi, mon bureau a mis en ligne un nouveau webinaire destiné au personnel enseignant et administratif des écoles sur ses obligations en matière d’accès à l’information et de protection de la vie privée en vertu de la LAIMPVP. Il rappelle les exigences de cette loi et donne des précisions sur des enquêtes récentes de mon bureau concernant le recours à des systèmes de gestion de données basés sur l’infonuagique par deux des conseils scolaires publics les plus importants de la province.
Ces deux rapports d’enquête soulignent la responsabilité des institutions d’assurer la surveillance étroite de leurs fournisseurs de services et de veiller à ce que les renseignements personnels qu’elles leur remettent pour traitement soient gérés conformément aux lois ontariennes sur la protection de la vie privée.
L’enquête sur le York District School Board (YDSB) portait sur l’utilisation d’Edsby, un service de gestion de données basé sur l’infonuagique qui conserve et traite des renseignements sur l’assiduité des élèves. Notre enquête a permis de constater que le YDSB avait inclus des dispositions appropriées dans son contrat avec CoreFour Inc. (la société mère d’Edsby) mais qu’il n’avait pas mis en place des mesures de surveillance raisonnables pour vérifier la conformité au contrat et éviter les vulnérabilités sur le plan de la sécurité. Pour remédier à cette situation, notre rapport recommande au conseil scolaire de renforcer et de documenter les mesures prises pour s’assurer que CoreFour satisfait aux exigences de sécurité obligatoires énoncées dans le contrat. Ces mesures comprennent, entre autres, la confirmation que l’entreprise a mis en œuvre les recommandations formulées dans le cadre d’une évaluation indépendante de la sécurité et qu’elle a mis en place des politiques et des contrôles de sécurité de l’information conformes aux normes reconnues.
La seconde enquête a fait suite à une plainte concernant la protection de la vie privée formulée par un parent d’un élève du Toronto District School Board qui affirmait qu’il était contraire à la LAIMPVP pour le conseil scolaire d’utiliser l’ensemble de services et d’outils de Google appelé G Suite for Education (désormais appelé Google Workspace for Education). Ces services et outils destinés aux écoles ont pour but de leur permettre de collaborer et de rationaliser l’apprentissage et l’enseignement en ligne. Notre rapport recommande que le conseil scolaire modifie la manière dont il fournit les avis de collecte aux parents et aux élèves afin d’améliorer la transparence. Nous recommandons également au conseil scolaire d’améliorer sa surveillance des pratiques de Google en matière de sécurité en demandant à Google des séances d’information régulières sur la sécurité et des preuves du respect de ses engagements contractuels. Le conseil scolaire devrait également examiner toute évolution importante de la portée des services et des fonctionnalités de Google afin de déterminer s’il doit mettre à jour ses évaluations en matière de protection de la vie privée et de sécurité.
Ces enquêtes et nos recommandations correspondent à notre priorité stratégique Les enfants et les jeunes dans un monde numérique. Notre objectif dans ce domaine prioritaire est de défendre les droits des enfants et des jeunes en matière de protection de la vie privée et d’accès à l’information en favorisant leur littératie numérique et l’expansion de leurs droits numériques, tout en tenant les institutions responsables de protéger les enfants et les jeunes qu’elles servent.
À cet égard, notre Guide sur la protection de la vie privée et l’accès à l’information dans les écoles de l’Ontario décrit les obligations des conseils scolaires et du personnel enseignant et administratif en vertu de la LAIMPVP. Nous avons également publié plusieurs feuilles-info destinées à l’intention de ce personnel et des parents sur la sélection et l’utilisation sécuritaire de plateformes d’apprentissage en ligne.
Si vous aimez les balados, un épisode récent du balado L’info, ça compte du CIPVP porte sur l’importance d’enseigner aux enfants la protection de la vie privée.
De plus, au cours des prochaines semaines, nous lancerons une toute nouvelle ressource concernant la protection de la vie privée destinée aux enfants. C’est un sujet sérieux, mais on peut quand même s’amuser en l’étudiant!
Aux deux millions d’élèves de l’Ontario ainsi qu’aux parents, au personnel enseignant et administratif et aux autres membres du personnel des écoles, je souhaite une année scolaire sûre et fructueuse.
Patricia
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