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Introduction
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Les lois ontariennes sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée
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Collecte de renseignements personnels
- La quantité ou les types de renseignements personnels que les conseils scolaires peuvent recueillir sont-ils limités?
- Le conseil scolaire doit-il obtenir un consentement pour recueillir des renseignements personnels sur un élève?
- Quand un conseil scolaire peut-il recueillir des renseignements personnels indirectement?
- Le conseil scolaire doit-il donner un avis de collecte de renseignements personnels?
- Quelles sont les règles s’appliquant à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation du numéro d’immatriculation scolaire de l’Ontario et aux circonstances où on demande de le fournir?
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Utilisation et divulgation de renseignements personnels
- Dans quelles circonstances le conseil scolaire peut-il divulguer des renseignements personnels concernant un élève?
- Dans quelles circonstances la divulgation de renseignements personnels concernant un élève est-elle obligatoire?
- Quels sont les renseignements que l’on peut divulguer en cas d’urgence?
- Quels sont les renseignements qui peuvent être divulgués dans une situation relative à un événement de famille?
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Consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de renseignements personnels
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Protection et conservation des renseignements
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Accès à l’information
- Comment l’élève et ses parents peuvent-ils accéder aux renseignements personnels concernant l’élève?
- Les particuliers ont-ils droit d’accéder aux documents généraux que détient un conseil scolaire?
- Un élève doit-il avoir atteint un certain âge avant de pouvoir exercer son droit droit d’accès à l’information?
- Quelle est l’incidence de l’âge de l’enfant sur le droit des parents d’obtenir l’accès aux renseignements personnels qui le concernent?
- Le père ou la mère qui n’a pas la garde de l’enfant a-t-il le droit de consulter son dossier scolaire?
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Rectification des renseignements personnels
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Aspects particuliers
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Notes
Comment les conseils scolaires protègent-ils les documents?
La direction de l’école doit recueillir et conserver de façon sécurisée les documents contenus dans le DSO, conformément au Guide du DSO et aux politiques du conseil scolaire.
Les conseils scolaires doivent déterminer, documenter et appliquer des mesures raisonnables pour empêcher que les dossiers soient détruits ou endommagés par inadvertance56. Ainsi, ils doivent consigner, dans une politique ou un autre document, les mesures prises pour protéger les dossiers. Ils doivent aussi prendre des mesures raisonnables pour prévenir l’accès non autorisé aux dossiers, et s’assurer que seuls les particuliers qui ont besoin d’un document pour l’exercice de leurs fonctions y ont accès57. La nécessité de prévenir l’accès non autorisé s’applique tout au long du cycle de vie du document, à compter de sa collecte, pendant son utilisation et jusqu’à sa destruction éventuelle.
Les conseils scolaires doivent assurer la sécurité des renseignements personnels qui concernent leurs élèves et prendre des mesures administratives, matérielles et techniques adéquates pour les protéger, notamment les suivantes :
Mesures de protection administratives | Mesures de protection techniques pour les données électroniques | Mesures de protection matérielles |
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Déterminez les mesures de protection à prendre en tenant compte de la nature des documents, notamment :
- le caractère délicat du document et la quantité de renseignements qu’il contient;
- le nombre de personnes qui ont accès à ces renseignements et leurs caractéristiques;
- les menaces et risques associés à la façon dont les renseignements sont conservés.
Une administratrice d’un conseil scolaire apprend que certains enseignants se servent de leur compte Facebook personnel pour publier des photos prises en classe, notamment des photos d’élèves et de leurs œuvres d’art.
L’administratrice réagit en mettant à jour les politiques du conseil scolaire sur la divulgation de renseignements personnels sur les médias sociaux et l’obligation d’obtenir le consentement de la personne concernée avant de publier des renseignements en ligne. Elle organise aussi des séances de formation pour les enseignants et met à jour les ententes de confidentialité qu’ils doivent signer. |
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