Accorder la rectification

Lorsque vous accordez une demande de rectification, vous devez donner un avis écrit de la façon dont vous avez effectué la rectification. Celle-ci consiste :

• d’une part, à consigner les renseignements exacts dans le dossier ou, si cela est impossible, à veiller à ce qu’il y ait en place un système pratique qui permette à quiconque a accès au dossier de savoir que les renseignements qui y figurent sont inexacts ou incomplets et d’être dirigé vers les renseignements exacts,
• d’autre part, à rayer les renseignements inexacts de manière à ne pas oblitérer le dossier ou, si cela est impossible, à identifier les renseignements comme étant inexacts, en les séparant du dossier, en les stockant indépendamment de celui-ci et en y conservant un lien qui permette à une personne de retrouver les renseignements inexacts.

À la demande du particulier, vous devez aviser par écrit de la rectification les personnes à qui vous avez divulgué les renseignements, dans la mesure où il est raisonnablement possible de le faire. Font exception à cette règle les cas où il n’y a pas raisonnablement lieu de s’attendre à ce que la rectification puisse avoir des répercussions sur la prestation continue de services.

Vous ne pouvez pas exiger de droits pour effectuer la rectification. Cette règle s’applique à toutes les activités associées au traitement de la demande de rectification.

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